Istotnym elementem w budowaniu elektronicznych relacji (transakcji) pomiędzy Urzędem a przedsiębiorcami, organizacjami zewnętrznymi i interesantami jest konieczność korzystania z formularzy elektronicznych umożliwiających budowę takich relacji. Podpisany dokument jest podstawą wszelkich transakcji w relacjach pomiędzy uczestnikami tych relacji (Klient, Biznes, Administracja). Formularze elektroniczne zachowujące podstawowe cechy formularza elektronicznego rozumianego jako dokument będący prawnie skutecznym dowodem oświadczenia woli zdarzenia lub transakcji mają umożliwić:

• stworzenie publicznej platformy elektronicznej powszechnego dostępu firm do in-formacji i usług publicznych (włączając elektroniczne platformy handlowe w logi-styce, magazynowaniu i transporcie) poprzez zastosowanie generycznego formu-larza elektronicznego oraz wykorzystywanie jednego, udostępnionego bezpłatnie programu do korzystania z tego formularza,

• integrację z rejestrami osób i firm,

• budowę usług on-line oraz integrację tymi usługami,

• zachowanie pełnego bezpieczeństwa (poufności, autentyczności, niezaprzeczal-ności i skuteczności prawnej).

Aby zapewnić możliwość automatycznego przetwarzania formularza, musi mieć on postać pliku XML opisanego schematem XML.

W celu uniemożliwienia podważenia skuteczności prawnej formularza, należy wykluczyć możliwość korzystania z różnego rodzaju języków skryptowych i makr, powodujących, że ta sama reprezentacja bitowa dokumentu może być prezentowana w różny sposób.

W ramach systemu wdrożone zostaną elektroniczne formularze służące do wnoszenia przez interesantów spraw, które po sprawdzeniu wymagań formalnych przez pracownika urzędu przyjmującego elektroniczną korespondencję zostaną zarejestrowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Formularze zapisane będą jako załączniki elektroniczne przy danej sprawie wraz ze złożonym podpisem elektronicznym w sposób zapewniający integralność i niezaprzeczalność treści formularza oraz podpisu elektronicznego. Formularz będzie przesyłany w formacie XML. Na potrzeby załatwiania spraw formularz prezentowany będzie w ustalonej formie graficznej.